Archivos PDF: qué son y usos habituales

17 de abril de 2024. Estandarte.com

"Te lo paso en PDF", "¿cómo lo convierto a PDF?"... son comentarios habituales sobre algo, los archivos PDF, en lo que hoy nos queremos detener. 

 

 

La historia del formato PDF

 

En 1991, el cofundador de Adobe, el Dr. John Warnock, inició la revolución que marcaba el paso del papel al formato digital con una idea que bautizó como The Camelot Project (el proyecto Camelot).

El objetivo era que todo el mundo pudiera capturar documentos de cualquier aplicación y enviar la versión electrónica de dichos documentos a donde quisiera, así como verlos e imprimirlos desde cualquier máquina. En 1992, el proyecto Camelot ya había pasado a convertirse en PDF. Hoy en día, es un formato de archivo habitual y universalmente aceptado.

 

Para qué se utilizan los archivos PDF hoy en día. Qué puedes hacer con ellos.

Un archivo en formato .pdf (del inglés portable document format, formato de documento portátil) es un tipo de archivo creado a partir de otro archivo, lo que significa que habitualmente no se crea el archivo original en una aplicación que te permite crear archivos .pdf, sino que creas el archivo con otro formato y en otra aplicación (habitualmente un archivo .doc en Microsoft Word) y luego se convierte a un archivo .pdf, generalmente con la opción de Imprimir de la que deriva habitualmente la de "guardar como PDF".

Por tanto, el formato PDF es un formato de archivo universal que conserva las fuentes, las imágenes y la maquetación de los documentos originales creados en una amplia gama de aplicaciones y plataformas. Los archivos Adobe PDF son compactos y completos, y cualquier usuario puede compartirlos, verlos e imprimirlos.

En los archivos PDF se pueden realizar búsquedas, así como acceder a ellos en cualquier momento. Los vínculos facilitan la navegación por los archivos PDF. Cuando creas un PDF a partir de documentos o imágenes, se ve exactamente como pretendías. Los PDF conservan todos los datos del formato del archivo original, incluso si el texto, los gráficos o las hojas de cálculo y demás se combinan en un solo archivo.

Un archivo .pdf puede estar conformado de casi cualquier tipo de contenido y cualquier ordenador puede abrirlo. Además de esto, los archivos .pdf conservan, como explicábamos más arriba, el formato del documento original sin importar la computadora o el sistema operativo con el que se utilice, además de que solo se puede modificar un archivo .pdf si se ha comprado una aplicación específica para este fin o se utiliza un conversor online para ello. Todas estas características hacen del formato .pdf la mejor opción al enviarle un archivo a alguien que no necesite modificarlo.

Además, los usuarios con problemas de visión no pueden acceder a documentos con formato complejo. Los archivos PDF etiquetados contienen información sobre contenido y estructura, lo que facilita el acceso a ellos a los usuarios con esa dificultad. Sobre esto, te daremos información más completa a lo largo de este artículo.

La "incrustación" es otra característica que hace del PDF un archivo ideal para asegurar que es visto tal y como fue creado, pues evita la sustitución de fuentes al visualizar o imprimir el archivo y garantiza que los lectores vean el texto con las fuentes originales. 

El PDF es un estándar abierto, reconocido por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO). Los documentos PDF pueden contener vínculos y botones, campos de formulario, audio, vídeo y lógica empresarial. Se pueden firmar electrónicamente y puedes ver con facilidad los archivos PDF en Windows o Mac OS utilizando el software gratuito Acrobat Reader DC.

 

Claves para hacer un PDF accesible

Los archivos PDF etiquetados contienen información sobre contenido y estructura, y eso facilita el acceso a ellos a los usuarios con algún tipo de dificultad visual. A priori parece bastante sencillo (y de hecho lo es) pero hay algunas cosas que debes tener claras y respetar sobre cómo hacer accesibles los documentos PDF.

Es necesario que los documentos PDF, si queremos dirigirlos a personas sin visión u otras discapacidades visuales, sigan una serie de recomendaciones que faciliten el objetivo de llegar a destinatarios con estas dificultades. Las recomendaciones más importantes son:

1. Escribir con un lenguaje sencillo y claro. Este es un consejo que debería aplicarse para cualquier texto dirigido a cualquier público, pero tiene especial relevancia en este caso.

2. Poner un texto alternativo a los elementos no textuales, de manera que sean interpretables por el software utilizado.

3. Del mismo modo, los elementos gráficos o imágenes del PDF deben ofrecer sus equivalentes en texto con el mismo objetivo de dar información interpretable por parte de las personas con discapacidad visual.

4. En el caso de aparecer abreviaturas o acrónimos explicarlos al menos la primera vez que aparezcan en el documento. Nuestra recomendación es hacerlo todas y cada una de las veces que se utilicen estas abreviaturas o acrónimos.

5. Especificar claramente el destino de los enlaces.

6. No diseñar el documento pensando en la información que se desprenda del uso de color (grupos, jerarquías, etc.), asegurando, en cambio, que toda la información disponible es igualmente interpretable en ausencia de color.

7. Atención: los documentos escaneados son una dificultad frente a aquellos documentos que fueron creados originalmente en un procesador de textos. Los primeros, necesitan de un proceso de OCR (en inglés Optical Character Recognition; reconocimiento óptico de caracteres), para convertir la imagen en texto y eso no siempre da los resultados deseados. Los documentos escaneados generan además problemas de contraste, nitidez, etc. que dificultan la aplicación de un OCR.

 

Cómo guardar un documento en PDF 

Adobe tiene disponible en el mercado un software específico para crear y editar archivos PDF. Pero, ¿cómo guardar o descargar un documento como PDF si no dispongo de un software específico (Adobe Acrobat Reader, Adobe Acrobat PRO, etc.)? Pues te vamos a contar tres maneras bastante sencillas de guardar un documento en PDF:

1. Utiliza la opción Guardar como, Imprimir como o Descargar como PDF. ¿Fácil, verdad? Programas del paquete Office de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint...) u otros, ofrecen la opción de guardar como PDF. ¿Cómo guardar un archivo en PDF? Pues dependerá del sistema operativo que utilices, el programa con el que quieras hacerlo y su versión pero encontrarás alguna de estas dos opciones con facilidad:
a. Una vez terminado y guardado el documento puedes utilizar la opción Guardar como y elegir el formato .pdf 
b. O si no, busca la opción de Imprimir, donde encontrarás la opción de Imprimir como PDF o Guardar como PDF que te guardará igualmente el documento en ese formato.

2. ¿Y si eres de los que comparten sus documentos en plataformas como Google Docs? Pues en ese caso es también bien sencillo: te ofrece igualmente la opción de guardar y descargar los archivos en PDF también.

3. Herramientas online gratuitas que permiten convertir documentos. ¿Todavía querías más vías para guardar un documento en PDF? Pues ya es más fácil y rápido de lo que podrías imaginar: a través de cualquier herramienta de conversión online de documentos. Podrás convertir de Word a PDF, de JPG a PDF, de Excel a PDF, de EPUB a PDF, de PowerPoint a PDF... aunque también te ofrecerán el camino inverso: de PDF a los otros tipos de archivo. Normalmente estas herramientas también te ofrecen la opción de editar, ordenar, unir, etc. los PDF... y la que más útil nos parece: comprimir archivos PDF, dando como resultado un PDF con un peso muy inferior a costa de bajar ligeramente la calidad gráfica del documento (a veces, de modo imperceptible), pero que podrás enviar por mail sin que tu gestor de correo electrónico te diga que no es posible por ser demasiado pesado, ¡y podrás guardar cientos de PDFs en tu ordenador sin colapsar tu disco duro! Gratis y rápido.

¿Te hemos convencido ya de la versatilidad de los archivos PDF? Esperamos haber resuelto tus dudas principales sobre este formato, sus características y sus aplicaciones principales.